Open kantoor: wat is dat?
Open kantoren, ook wel open-spacekantoren of landschapskantoren genoemd, worden alsmaar populairder bij bedrijven. Hoewel er vroeger ook al landschapskantoren bestonden, hadden die een nogal slechte reputatie en werden ze geassocieerd met veel lawaai, een stressvolle werkomgeving en een hectische gang van zaken. De open kantoren van vandaag zijn doordachte concepten die erop gericht zijn de communicatie tussen medewerkers te stimuleren zonder voor overweldiging te zorgen. Er wordt op gelet dat iedereen genoeg plaats heeft om efficiënt te kunnen werken. Het bedrijf zelf kan dan weer kosten besparen, omdat het een minder grote oppervlakte nodig heeft. Open kantoren kunnen prima gecombineerd worden met het innovatieve 'desk sharing'-concept en zorgen zo voor veel flexibiliteit en interactie op de werkvloer.
Wat is een open kantoor?
Zoals de naam al doet vermoeden, is een open kantoor een grote, gedeelde kantoorruimte, maar in dit geval wel met moderne features. Meestal zijn de werkplekken zou voorzien dat alle medewerkers ongeacht hun positie binnen het bedrijf contact hebben met elkaar, ideeën uitwisselen en communiceren. Tegelijkertijd moet een open kantoor ook garanderen dat de medewerkers genoeg plaats hebben om efficiënt te kunnen werken. Zoals bij de meeste moderne werkconcepten is het doel van open kantoren om hiërarchieën af te vlakken, teamwork en communicatie te stimuleren en het dagelijkse leven op kantoor flexibeler te maken.
Wat zijn de voor- en nadelen van een open kantoor?
- Voordelen
- Communicatie en vrije uitwisseling: door de informele uitwisseling wordt de communicatie tussen de medewerkers, afdelingen en leidinggevenden vereenvoudigd. De uitwisseling en brainstorming zijn vrij en ongedwongen.
- Samenhorigheidsgevoel: de nauwe samenwerking en communicatie tussen medewerkers met de meest uiteenlopende functies verbinden mensen met elkaar en stimuleren het samenhorigheidsgevoel. Werken in team en wederzijdse ondersteuning zijn de norm. Ook nieuwe medewerkers kunnen zo sneller en eenvoudiger hun weg in de groep vinden.
- Efficiënt gebruik van de ruimte: ongewenste leegstand wordt vermeden, de beschikbare werkplekken worden echt gebruikt en er gaat geen ruimte verloren door muren.
- Kostenbesparing: bedrijven besparen kosten als ze opteren voor grote kantoorruimtes met aparte bureautafels. Bovendien kunnen kantoortoestellen en -benodigdheden gedeeld worden, zodat die met meer verantwoordelijkheidsbesef worden gebruikt.
- Flexibiliteit: er kan flexibel vormgegeven worden aan werkplek. Tafels en stoelen zijn identiek en kunnen door iedereen gebruikt worden, verrijdbare ladeblokken en andere verplaatsbare voorwerpen zorgen voor een efficiënt gebruik van de beschikbare werkplekken.
- Nadelen
- Achtergrondgeluid: de collega's, de kopieerapparaten, de telefoons, het voortdurende openen en sluiten van deuren... het zorgt allemaal voor een zeker lawaai op kantoor, dat niet onderschat mag worden en stress kan veroorzaken.
- Risico op conflicten: stress leidt tot een hoger risico op conflicten. En dat gevaar is erg groot in open kantoren. De instelling van de temperatuur, de verschillende hoeveelheid licht per werkplek (bureautafels in het midden van de ruimtes krijgen weinig daglicht) en ga zo maar door. Kleinigheden zijn al genoeg om bij meerdere mensen die een ruimte delen conflicten te veroorzaken en een problematische werksfeer te creëren.
- Gezondheidsrisico: virussen en bacteriën kunnen zich beter verspreiden in open-spacekantoren. Doordat er veel mensen samen in een ruimte zitten en de klimaatregeling meestal kunstmatig is, is het risico op besmetting groter.
- Chaos op de werkvloer: samen kantoormachines gebruiken kan zorgen voor chaos op de werkvloer. Sommige medewerkers moeten zich bijvoorbeeld verder verplaatsen en zorgen daarbij voor onrust onder de collega's. Er kunnen ook langere wachttijden, bijvoorbeeld bij het kopieerapparaat, ontstaan.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij de vormgeving van open kantoren?
- Focus op het besparen van plaats,
- Medewerkers geen inspraak geven,
- Besparen op de technische uitrusting,
- Geen mogelijkheid bieden om zich terug te trekken,
- Onvoldoende planning en vormgeving op vlak van lawaai, verlichting en inrichting.
Wat is de juiste vormgeving van een open kantoor?
- Met mate en doelgericht plaats besparen: hoewel het besparen van plaats natuurlijk een centrale rol speelt, mag er niet overdreven worden. De medewerkers hebben recht op een zekere bewegingsvrijheid en hebben die ook nodig om efficiënt en productief te kunnen werken.
- Medewerkers betrekken: een kantoor delen werkt alleen, als alle medewerkers het een goed idee vinden en meedoen. Daarom moet iedereen van meet af aan zeggenschap hebben, zijn zorgen en bedenkingen kunnen bespreken in workshops of teamevents en samen ideeën ontwikkelen over hoe de vormgeving van het open kantoor er zou kunnen uitzien. Zodra een akkoord is bereikt over de uitvoering van een 'open space'-concept, moeten bepaalde regels opgesteld worden, die door iedereen geaccepteerd en gerespecteerd worden.
- Optimale kantoorvormgeving: de algemene vormgeving van een open kantoor moet zorgen voor een positieve werksfeer en een ideale werkomgeving. Het kleurenpalet speelt een belangrijke rol: vermoeiende of al te felle kleuren moeten vermeden worden, ook patronen en foto's aan de muur moeten kalmerend en subtiel zijn. Liefst hebben de muren bovendien een geluiddempend effect om het lawaai te verminderen. Nog een heel belangrijk aspect is de verlichting. Vermijd flikkerend neonlicht. Het zorgt voor onrust. De verlichting moet goed doordacht en gepland worden, aangezien ze de productiviteit van de medewerkers aanzienlijk beïnvloedt. Er moet op gelet worden dat alle werkplekken optimaal verlicht zijn.
- Uitrusting van de werkplekken: om het fair te houden moeten alle werkplekken dezelfde voorzieningen hebben. De meubels en de techniek moeten dus identiek zijn. Het loont de moeite om tafels en stoelen met wielen aan te schaffen, want zo kan de ruimte individueel worden aangepast, bv. voor verschillende projecten en groepswerken. Besparen op de technische uitrusting is uit den boze. Alle medewerkers moeten beschikken over dezelfde technische middelen, die perfect functioneren. De efficiëntere uitwisseling van ideeën moet ook in de technische uitrusting worden weerspiegeld, door een collectief gemeenschappelijk geheugen bijvoorbeeld. Aangezien voornamelijk telefoons voor onaangenaam achtergrondgeluid kunnen zorgen, is het een goed idee om alle medewerkers headsets te geven. Meer tips over telefoneren op kantoor vindt u hier.
- Zinvolle indeling: aparte werkplekken en gemeenschappelijke zones en ruimtes moeten zo ingedeeld worden dat medewerkers niet onnodig gestoord worden in hun werk. Zo is het zinvol om gemeenschappelijke ruimtes, zoals de koffiehoek, aan de andere kant van de bureautafels te plaatsen. Gemeenschappelijk gebruikte kantoormachines en -benodigdheden moeten zo geplaatst worden dat een medewerker niet eerst door het hele kantoor moet lopen. Dat kost namelijk niet alleen tijd, maar het stoort ook alle collega's. Als er afspraken met klanten op kantoor plaatsvinden, dan moet de ontvangst- en bezoekersruimte gescheiden worden van het open kantoor. Zo hoeven klanten helemaal niet de werkvloer te betreden en kunnen de medewerkers ongestoord doorwerken.
- Mogelijkheden om zich terug te trekken: ook in open kantoren moeten medewerkers de optie hebben om zich terug te trekken, bijvoorbeeld om heel gefocust te werken, lastige telefoongesprekken te voeren of om even weg te stappen van de drukte.
Conclusie
Open kantoren bieden zowel voor het bedrijf als voor de medewerkers een reeks voor- en nadelen. De meest uiteenlopende behoeften en meningen botsen op elkaar en bij de uitvoering is een grote portie flexibiliteit en aanpassingsvermogen nodig. Voor wie de typische fouten vermijdt, zijn medewerkers een kans op inspraak geeft en bij de vormgeving om enkele belangrijke punten let, kan een open kantoor een uiterst succesvol en productief werkconcept zijn, dat zich in de toekomst steeds meer zal doorzetten.